Quản trị tài chính

Tự Động Hóa Quy Trình Bằng Robot RPA Trong Kế Toán

1. Giới thiệu về RPA trong kế toán

Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA – Robotic Process Automation) là công nghệ sử dụng phần mềm robot để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và có quy trình cố định. Trong lĩnh vực kế toán, RPA đang trở thành một công cụ mạnh mẽ giúp cải thiện hiệu suất, giảm thiểu sai sót và giải phóng nhân sự khỏi những nhiệm vụ thủ công, để họ có thể tập trung vào các hoạt động chiến lược như phân tích tài chính và lập kế hoạch.

2. Lợi ích của RPA trong kế toán

RPA mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán:

  • Tăng hiệu quả công việc: RPA có thể hoạt động liên tục 24/7 mà không cần nghỉ ngơi, đảm bảo rằng các nhiệm vụ được thực hiện nhanh chóng và nhất quán.
  • Giảm thiểu sai sót: Các robot RPA thực hiện công việc theo các quy tắc đã được lập trình sẵn, do đó hầu như không có lỗi sai do con người gây ra.
  • Tiết kiệm chi phí: Việc tự động hóa các quy trình kế toán giúp giảm bớt chi phí nhân công và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên.

3. Các ứng dụng cụ thể của RPA trong kế toán

a. Nhập liệu tự động

Ví dụ: Một công ty sử dụng RPA để tự động nhập dữ liệu hóa đơn từ email vào hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning).

  • Giải pháp: UiPath, một trong những nền tảng RPA hàng đầu, cung cấp các bot có thể nhận diện email chứa hóa đơn, trích xuất dữ liệu từ tệp đính kèm và nhập chúng vào hệ thống ERP như SAP hoặc Oracle.
  • Thực hiện:
    1. Bot nhận diện email: Khi email chứa hóa đơn được gửi đến, bot sẽ tự động nhận diện và tải xuống tệp đính kèm.
    2. Trích xuất dữ liệu: Bot sử dụng công nghệ OCR (Optical Character Recognition) để trích xuất các thông tin như số hóa đơn, ngày, số tiền và nhà cung cấp.
    3. Nhập dữ liệu: Bot sẽ đăng nhập vào hệ thống ERP và nhập các dữ liệu đã trích xuất vào các trường tương ứng.
b. Đối chiếu tài khoản

Ví dụ: Một ngân hàng sử dụng RPA để tự động đối chiếu số dư tài khoản với các giao dịch hàng ngày.

  • Giải pháp: Blue Prism cung cấp khả năng tự động hóa đối chiếu số dư tài khoản, đảm bảo rằng tất cả các giao dịch đều được ghi nhận chính xác.
  • Thực hiện:
    1. Thu thập dữ liệu: Bot tự động thu thập dữ liệu giao dịch từ các hệ thống khác nhau, bao gồm cả các tệp CSV và hệ thống ngân hàng.
    2. Đối chiếu: Bot so sánh số dư tài khoản với các giao dịch đã ghi nhận, phát hiện các sai lệch.
    3. Báo cáo sai lệch: Bot tạo báo cáo chi tiết về bất kỳ sai lệch nào và gửi nó đến bộ phận kiểm toán để xử lý.
c. Tạo báo cáo tài chính

Ví dụ: Một công ty đa quốc gia sử dụng RPA để tự động tạo báo cáo tài chính hàng tháng.

  • Giải pháp: Automation Anywhere có khả năng kết nối với nhiều hệ thống tài chính và tự động hóa việc thu thập, tổng hợp dữ liệu để tạo ra các báo cáo tài chính.
  • Thực hiện:
    1. Thu thập dữ liệu: Bot thu thập dữ liệu tài chính từ các hệ thống khác nhau, như ERP, CRM, và hệ thống quản lý ngân sách.
    2. Tổng hợp dữ liệu: Bot tự động tổng hợp dữ liệu, tính toán các chỉ số tài chính quan trọng như lợi nhuận, chi phí, và dòng tiền.
    3. Tạo báo cáo: Bot sử dụng các mẫu báo cáo định trước để tạo ra các báo cáo tài chính hoàn chỉnh, bao gồm cả đồ thị và phân tích xu hướng.
    4. Gửi báo cáo: Bot tự động gửi báo cáo đến các nhà quản lý hoặc bộ phận liên quan.
d. Quản lý chi phí và hóa đơn

Ví dụ: Một doanh nghiệp lớn sử dụng RPA để quản lý chi phí và hóa đơn, từ việc nhận hóa đơn đến việc thanh toán.

  • Giải pháp: Kofax cung cấp giải pháp RPA với khả năng tự động xử lý các tài liệu liên quan đến chi phí và hóa đơn, từ việc nhận dạng hóa đơn qua OCR đến việc đối chiếu và thanh toán.
  • Thực hiện:
    1. Nhận diện hóa đơn: Bot tự động nhận diện các hóa đơn từ email, thư tín hoặc hệ thống quản lý tài liệu.
    2. Đối chiếu thông tin: Bot kiểm tra các thông tin như số hóa đơn, số tiền, và chi tiết nhà cung cấp với các hợp đồng hoặc PO (Purchase Order) đã được phê duyệt.
    3. Thanh toán: Nếu hóa đơn hợp lệ, bot sẽ tự động tạo lệnh thanh toán trong hệ thống ERP và gửi thông báo xác nhận thanh toán cho nhà cung cấp.
e. Xử lý thuế và tuân thủ quy định

Ví dụ: Một công ty đa quốc gia sử dụng RPA để tự động hóa việc tuân thủ các quy định về thuế và báo cáo thuế hàng tháng.

  • Giải pháp: WorkFusion cung cấp các bot có thể tự động hóa các tác vụ liên quan đến thuế, như tính toán, chuẩn bị báo cáo, và nộp thuế trực tuyến.
  • Thực hiện:
    1. Thu thập dữ liệu thuế: Bot tự động thu thập dữ liệu cần thiết từ các hệ thống kế toán và tài chính khác nhau.
    2. Tính toán và chuẩn bị báo cáo: Bot thực hiện các tính toán phức tạp liên quan đến thuế, chẳng hạn như thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế VAT, và chuẩn bị các báo cáo thuế tương ứng.
    3. Nộp báo cáo và thanh toán thuế: Bot nộp báo cáo thuế trực tuyến đến cơ quan thuế và xử lý thanh toán thuế, nếu cần.

4. Các giải pháp RPA bổ sung trên thị trường

  • Pega: Pega là một giải pháp RPA mạnh mẽ với tính năng xử lý trường hợp phức tạp, thích hợp cho các doanh nghiệp có quy trình kế toán phức tạp và yêu cầu tuân thủ chặt chẽ. Pega cung cấp các công cụ tích hợp giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng quy mô tự động hóa từ các tác vụ nhỏ lẻ đến các quy trình toàn diện.

  • Nintex: Nintex cung cấp nền tảng tự động hóa quy trình toàn diện, trong đó có khả năng RPA mạnh mẽ. Nintex giúp doanh nghiệp dễ dàng tự động hóa các quy trình kế toán như quản lý hợp đồng, thanh toán và thu hồi công nợ, đồng thời cung cấp các tính năng tích hợp với các hệ thống khác như SharePoint và Dynamics 365.

  • Microsoft Power Automate: Power Automate (trước đây là Microsoft Flow) là một công cụ RPA của Microsoft cho phép tự động hóa các quy trình kinh doanh, bao gồm cả các quy trình kế toán, với khả năng tích hợp sâu với các sản phẩm của Microsoft như Excel, Dynamics 365, và Power BI. Power Automate rất phù hợp cho các doanh nghiệp đang sử dụng hệ sinh thái Microsoft.

  • ERPNext với RPA: ERPNext là một hệ thống ERP đang ngày càng trở nên phổ biến, đặc biệt với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. ERPNext có khả năng tích hợp với các giải pháp RPA để tự động hóa các quy trình kế toán như lập hóa đơn, xử lý đơn đặt hàng, và quản lý tài sản cố định.

    • Ví dụ: Sử dụng RPA kết hợp với ERPNext để tự động hóa việc theo dõi và báo cáo các khoản phải thu, giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền mạnh mẽ và giảm thiểu rủi ro tài chính.
    • Thực hiện:
      1. Tích hợp RPA với ERPNext: Bot được lập trình để kết nối với hệ thống ERPNext, thu thập thông tin về các khoản phải thu từ cơ sở dữ liệu.
      2. Theo dõi các khoản phải thu: Bot tự động gửi nhắc nhở thanh toán đến khách hàng dựa trên lịch trình được thiết lập, giảm thiểu rủi ro nợ quá hạn.
      3. Báo cáo tài chính: Bot tổng hợp dữ liệu và tạo báo cáo về tình trạng các khoản phải thu, giúp bộ phận tài chính có cái nhìn toàn diện về dòng tiền.

  • Oracle RPA: Oracle cung cấp một loạt các giải pháp RPA mạnh mẽ được tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng quản trị doanh nghiệp của Oracle. Những giải pháp này giúp tự động hóa các quy trình tài chính như quản lý chi tiêu, đối chiếu ngân hàng, và báo cáo tài chính.

    • Ví dụ: Oracle RPA có thể tự động hóa quá trình đối chiếu ngân hàng hàng ngày, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác cao trong quá trình đối chiếu tài khoản.
    • Thực hiện:
      1. Kết nối với hệ thống ngân hàng: Bot được lập trình để truy cập dữ liệu giao dịch từ hệ thống ngân hàng và hệ thống Oracle Financials Cloud.
      2. Đối chiếu giao dịch: Bot tự động đối chiếu các giao dịch ngân hàng với các giao dịch đã được ghi nhận trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp.
      3. Báo cáo kết quả: Bot tạo báo cáo chi tiết về các giao dịch đã đối chiếu thành công và bất kỳ sai lệch nào, gửi báo cáo này đến bộ phận kế toán để xử lý.

5. Quy trình triển khai RPA trong kế toán

Để triển khai RPA thành công trong kế toán, các doanh nghiệp nên tuân theo các bước sau:

  1. Phân tích quy trình: Xác định các quy trình kế toán hiện tại có thể tự động hóa và đánh giá mức độ phức tạp của chúng. Bắt đầu với các nhiệm vụ đơn giản như nhập liệu và đối chiếu, sau đó mở rộng sang các quy trình phức tạp hơn.

  2. Lựa chọn công nghệ: Chọn một giải pháp RPA phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Các tiêu chí lựa chọn có thể bao gồm khả năng tích hợp với hệ thống hiện có, tính dễ sử dụng, và chi phí.

  3. Thiết kế và lập trình bot: Thiết kế các bot dựa trên quy trình kế toán cụ thể của doanh nghiệp. Điều này có thể bao gồm lập trình các bot để thực hiện các tác vụ như nhập liệu, đối chiếu, và tạo báo cáo.

  4. Kiểm tra và triển khai: Trước khi triển khai rộng rãi, cần kiểm tra các bot trong môi trường thử nghiệm để đảm bảo chúng hoạt động chính xác và an toàn. Sau khi kiểm tra thành công, triển khai bot vào quy trình sản xuất.

  5. Đào tạo và quản lý thay đổi: Đào tạo nhân viên về cách sử dụng và giám sát bot, đồng thời quản lý thay đổi để đảm bảo rằng doanh nghiệp tận dụng tối đa lợi ích của RPA.

Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) đang thay đổi cách thức hoạt động của lĩnh vực kế toán tài chính, từ việc giảm thiểu công việc thủ công đến tối ưu hóa hiệu suất và độ chính xác. Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, tương lai của kế toán sẽ ngày càng phụ thuộc vào RPA và các giải pháp tự động hóa khác. Những doanh nghiệp nắm bắt được xu hướng này sẽ có lợi thế lớn trong việc cải thiện quy trình tài chính và đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu chính xác và kịp thời.